Methoden #1 - Daily Standup Meeting

In der Reihe Methoden lernst Du Arbeitsweisen kennen, die Dir und Deinem Team helfen können, euren Arbeitsalltag zu strukturieren und eure Zusammenarbeit zu optimieren.

Das Daily oder Daily Standup ist dem einen oder anderen vermutlich aus dem Scrum Framework bekannt. Dort heißt es Daily Scrum und beschreibt ein ganz spezielles Meeting, das jeden Tag zur selben Zeit am selben Ort stattfindet. Daher auch das Wort Daily im Namen. Standup heißt es, weil es im Stehen stattfindet. Aber was passiert da eigentlich? Und ist das nicht schrecklich unbequem, so im Stehen? Und was hat das mit meinem Team zu tun - wir machen doch gar kein Scrum?

Eigentlich läuft im Team alles rund. Alle verstehen sich prächtig, haben Spaß miteinander und sind engagiert bei der Sache. Die Aufgaben, die das Team bewältigen muss sind klar. Dennoch kommt es vor, das einzelne Teammitglieder gerade das Gefühl haben, abzusaufen, während andere recht entspannt durch den Tag kommen. Manchmal entstehen auch Situationen wie oben beschrieben, wo zwei Leute - ohne es zu wissen - parallel dasselbe bearbeiten.

Es fehlt trotz der guten Stimmung an Kommunikation!

Im Daily Standup geht es um einen regelmäßigen, kurzen Austausch mit allen Teammitgliedern. Jeder erzählt den Kollegen, woran er oder sie gerade arbeitet, ob es Schwierigkeiten gibt, für deren Bewältigung vielleicht auch etwas Hilfe gut wäre und vielleicht auch, was er oder sie bis zum nächsten Daily noch erledigen möchte.

Bei eingespielten Teams, die schon etwas Übung im Umgang mit dem Daily Standup haben, ist das ein recht formloser Austausch von Informationen. Mit der Zeit weiß jedes Teammitglied, welche Infos für die anderen interessant sind und was eher nicht ins Daily gehört.

Teams, die die Methode gerade erst frisch einsetzen, nutzen häufig ein paar Standard Fragen, an denen sie sich orientieren können:

• Was habe ich seit dem letzten Daily Standup gemacht, um unser Ziel zu erreichen?
• Welche Schwierigkeiten habe ich gerade? Was hindert mich daran, unser Ziel zu verfolgen?
• Was nehme ich mir bis zum nächsten Daily vor?

Neulich habe ich ein Team erlebt, in dem zusätzlich noch die Frage “Wie geht es mir heute?” beantwortet wurde.

Die Idee dahinter:

Wenn ein Teammitglied von seinen bohrenden Kopfschmerzen erzählt oder von dem anstehenden Kindergeburtstag für den noch ein Kuchen gebacken werden muss, könnte eventuell ein anderes Teammitglied aufhorchen und anbieten, ein paar Aufgaben zu übernehmen und somit vielleicht dem Kollegen einen früheren Feierabend ermöglichen.

So ein Daily Standup braucht nicht viele Regeln. Aber die wenigen, sollten schon eingehalten werden, wenn es gut funktionieren soll:

Jeden Tag zur selben Zeit am selben Ort. So wird verhindert, dass ihr den Termin nicht auf der Reihe habt und euch was anderes vornehmt. Ihr müsst auch nicht erst überlegen, wo ihr euch trefft. Der Ort sollte so groß gewählt sein, dass ihr dort gut Platz findet und so, dass ihr niemanden mit eurem Gerede nervt. Falls ihr ein Kanban Board oder ähnliches nutzt, dann sorgt dafür, dass es im Meeting sichtbar ist.

Nicht länger als 15 Minuten. Es geht nicht darum ausführlich und lange zu berichten oder zu diskutieren. Fasst euch kurz.

Keine Diskussionen. Es geht darum alle auf einen einheitlichen Stand zu bringen. Sollten dabei Themen entstehen, die eine Diskussion erfordern, dann verabredet euch dafür zu einem gesonderten Zeitpunkt und nur mit den Personen, die dann auch etwas beitragen können. Das darf natürlich zufällig auch direkt nach dem Daily Standup sein, falls es gerade gut passt.

Im Stehen! Wie der Name Daily Standup schon vermuten lässt, findet das Meeting im Stehen statt. Ihr steht im Kreis oder im Halbkreis vor eurem Board. Das Stehen motiviert sich kurz zu fassen.

Wenn mal eine Person fehlt, weil sie einen Termin wahrnehmen muss, der nicht anders gelegt werden konnte, dann ist das sicher kein Beinbruch. Was aber, wenn einige Teammitglieder regelmäßig beim Kunden oder im Homeoffice sein müssen und deshalb die Termine nicht einhalten können?

Nutzt euer bevorzugtes Chat Tool (oder noch besser Video Chat Tool) und schickt jeden Tag euren Status an die Teamgruppe. Vereinbart eine Zeit, bis zu der die Nachrichten abgeschickt werden. So kann sich jeder an seinem Standort auf den aktuellen Stand bringen und sein virtuelles Standup abhalten. Videobotschaften sind immer dann besonders wertvoll, wenn nicht nur Fakten, sondern auch Emotionen transportiert werden sollen.

Meetings im Stehen sind eine tolle Sache, wenn es nicht so lange dauern soll. Ich kenne ein Team, das hatte regelmäßig einmal in der Woche ein Meeting. Es war auf eine Stunde angesetzt, wurde ständig überzogen und es konnten nie alle Themen besprochen werden.

Als das Meeting in ein Meeting im Stehen verändert wurde, dauerte es nur noch selten die volle Stunde und es konnten immer alle Themen besprochen werden. Im Stehen war es einfach zu unbequem für belangloses Gequatsche!

Im nächsten Beitrag erfährst Du was ein echtes agiles Team ausmacht und wie es sich von einer Gruppe Menschen, die zusammen arbeiten unterscheidet!

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