Kanban - Methoden #4

In der Reihe Methoden lernst Du Arbeitsweisen kennen, die Dir und Deinem Team helfen können, euren Arbeitsalltag zu strukturieren und eure Zusammenarbeit zu optimieren.

Viele Menschen verbinden mit Kanban Haftnotizen an einer Wand, deren Fläche in mehrere Spalten unterteilt ist. Das ist auch ganz richtig! Ein Kanban Board ist der Mittelpunkt der Methode. Es ist meistens ähnlich aus, wie das Board oben in meiner Skizze. Heute werde ich dir erklären, warum Dein Board nicht unbedingt die Spalten To Do, Doing und Done haben muss. Haftnotizen sind aber schon mal eine sehr gute Idee! Du brauchst sie, um wie beim Scrum darauf die Aufgaben zu notieren, die erledigt werden sollen.

Das schöne an Kanban ist, dass es kaum Vorschriften und feste Regeln gibt, an die man sich halten muss. Aber ein paar Prinzipien helfen Dir dennoch:

1. Fange da an, wo du stehst.
2. Sorge für evolutionäre Optimierung.
3. Fördere Führung auf allen Ebenen der Organisation.

Und was heißt das jetzt? Zunächst einmal solltest Du nicht versuchen erst den perfekten Prozess zu entwickeln, um den dann in Deinem Kanban System abzubilden. Starte lieber mit dem Prozess, den Dein Team aktuell lebt und versuche den abzubilden. Probiere dann aus, damit zu arbeiten und verändere von Zeit zu Zeit ein paar Dinge, um den Prozess und seine Unterstützung durch Kanban zu optimieren. "Evolutionär" bedeutet dabei nicht zwangsläufig kleine Schritte - es kann auch mal eine größere Änderung sein. Muss aber nicht. 

Und dann ist da noch das mit der Führung: Das Kanban System sollte das Team gemeinsam entwickeln. Diejenigen, die mit dem Board später arbeiten müssen, werden am besten wissen, wie es gestaltet sein sollte. Daher gibt es auch eine sehr große Vielzahl an Gestaltungsvarianten für Kanban Boards. Jeder, der mit dem Kanban System arbeitet, sollte also auch Führungsverantwortung mindestens für sich selbst übernehmen und sich aktiv in den Gestaltungsprozess einbringen. Mitdenken ist ausdrücklich erwünscht!

Damit die Umsetzung der Prinzipien gut funktioniert, haben sich ein paar Praktiken bewährt:

1. Visualisiere 
   Sorge dafür, dass alles, was das Team wissen muss, um gut mit dem Board arbeiten zu können dort sichtbar ist. Schreibe, zeichne, skizziere, was auch immer dir einfällt - mache einfach!
2. Limitiere die Work in Progress
   Das kennst Du schon vom Scrum: Zu viele Themen gleichzeitig in der Umsetzung zu haben, ist nicht gut. Wie das mit dem Limitieren bei Kanban funktioniert, liest Du weiter unten.
3. Manage Flow
   Ein wichtiges Ziel des Projektmanagements mit Kanban ist es, Themen fertig zu bekommen. Daher sollte Dein Kanban Prozess so gestaltet sein, dass er dieses Ziel gut unterstützt. Die Durchlaufzeit - also die Zeit von Beginn der Arbeit an einer Aufgabe bis zu deren Fertigstellung - soll minimiert werden.
4. Mache Prozessregeln explizit
   Diese Praktik geht eng einher mit der ersten: Visualisiere. Wenn es Regeln für dein System gibt. Dann schreibe sie auf und sorge dafür, dass jeder sie sehen kann. So vermeidest du Missverständnisse und daraus resultierenden Ärger.
5. Implementiere Feedback-Loops
   Da können Dir zum Beispiel die aus Scrum bekannten Retrospektiven helfen. Diese Praktik unterstützt vor allem das Prinzip der evolutionären Optimierung.
6. Führe Verbesserungen basierend auf Methoden und Modellen durch
   Das klingt jetzt sehr hochgestochen und schwierig. Gemeint ist im Wesentlichen, dass es darum geht alles das heranzuziehen, was Du zu anderen Gelegenheiten über agiles Arbeiten und Projektmanagement gelernt haben magst, um es hier einzubringen. Du sollst mitdenken und Deine Erfahrungen und Dein Wissen einbringen.

Aber jetzt genug der Theorie, lasse uns mal gucken was man damit anfangen kann.

Das ist die einfachste Form von Kanban. Hier geht es darum Dich selbst oder Dein Team zu organisieren. Primäres Ziel ist es einen Überblick über die anstehenden Aufgaben und deren Fortschritt zu erhalten. Hier findet man häufig tatsächlich Boards mit den klassischen drei Spalten To Do (Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden), Doing (Aufgaben, die aktuell in Arbeit sind) und Done (Aufgaben, fertig bearbeitet wurden). Wenn diese Aufgaben meistens einen ähnlichen Prozess mit mehreren Schritten durchlaufen, dann ist es vermutlich sinnvoll, die Doing Spalte in mehrere Spalten entsprechend dieser Schritte aufzuteilen. Außerdem solltest Du die Anzahl der Aufgaben je Spalte in diesem Bereich begrenzen. So verhinderst Du, dass zu viele Dinge gleichzeitig im Griff behalten werden müssen. Gleichzeitig sorgst Du dafür, dass erste eine Aufgabe fertig gestellt werden muss, bevor eine neue Aufgabe in Angriff genommen werden kann. Du erreichst eine minimierte Durchlaufzeit.

Das andere Extrem: Hier geht es um einen Überblick über die ganz großen Themen! Während beim Personal Kanban sehr operative Aufgaben am Board zu finden sind, die in der Regel in wenigen Tagen erledigt sind, hängt hier eine Karte durchaus mal mehrere Monate am Board! Ansonsten unterscheidet sich das Board nicht zwingend sehr stark von dem für Personal Kanban. Limits dienen hier in erster Linie dazu, die Organisation vor Überlastung durch zu viele gleichzeitig laufende Initiativen zu bewahren und auch hier fördern sie den Flow, also das Fertigstellen von Aufgaben in möglichst kurzer Zeit.

Hier bewegen wir uns in der Mitte zwischen den beiden Extremen Personal Kanban und Portfolio Kanban. Ziel ist es, das Zusammenspiel mehrerer Teams zu koordinieren. Es ist die komplexeste Form des Kanban, denn die einzelnen Teams brauchen für sich selbst Aufgaben auf operativem Level, wie im Personal Kanban. Allerdings ist dieser Detailgrad für die anderen beteiligten Teams zu kleinteilig, es braucht also Aufgaben, die von Team zu Team entlang des Wertstroms weitergereicht werden und erst dort dann in operativ umsetzbare Häppchen aufgeteilt werden.
Wertstrom Kanban erfordert in der Regel den Einsatz mehrerer aufeinander abgestimmter Boards für die unterschiedlichen Detailgrade.

Tatsächlich schreibt Kanban da fast nichts vor! Es gibt kein Planning Meeting. Aufgaben können jederzeit in die To Do Spalte eingefügt werden. Die Aufgaben in dieser Spalte werden dort sortiert nach ihrer Dringlichkeit angeordnet, so dass jederzeit klar ersichtlich ist, welche Aufgabe als nächstes in die Umsetzung gehen soll. Solange eine Aufgabe noch nicht begonnen wurde, kann sie jederzeit neu priorisiert werden. Kanban ist also sehr flexibel!
Auch Daily Standups sind nicht vorgeschrieben, können aber ganz sicher auch beim Kanban nützlich sein. Genau wie Retrospektiven. Da es allerdings keine Sprints gibt, sollte sich das Team für die Durchführung der Retros einen eigenen Rhythmus überlegen. Ich empfehle gerne monatliche Retrospektiven. Der Abstand zwischen zwei Terminen ist dann nicht zu lang und der Kalender hilft, den Rhythmus einzuhalten.

Wenn Karten mit Aufgaben über das Board wandern, dann werden sie nicht aktiv in die jeweils folgende Spalte geschoben (push), sondern innerhalb der Spalte als bearbeitet gekennzeichnet und dann in die nächste Spalte gezogen (pull), sobald jemand, der diesen Schritt bearbeiten möchte, dafür Zeit hat!

Kanban kommt ohne Sprints aus und ist daher sehr flexibel. Du kannst es daher auch gut einsetzen, um Dein unübersichtliches Tagesgeschäft zum Beispiel in einem Support Team zu strukturieren.

Häufig entsteht aufgrund der kaum vorhandenen Regeln der Eindruck, das Kanban sehr einfach einzuführen sei. Unterschätze das nicht. Gerade für die Einführung von Kanban für Wertströme oder Portfolios ist professionelle Unterstützung sehr wertvoll.

Kanban kann im Zusammenspiel mehrerer Teams sehr gut mit anderen Methoden, wie zum Beispiel Scrum kombiniert werden. So kann jedes Team die für seine Bedürfnisse passende Methode wählen.

Scrum und Kanban sind ja sehr hilfreich, wenn ich weiß, was mein Team machen soll. Aber was kann ich tun, wenn ich noch ganz am Anfang stehe und erst einmal herausfinden möchte, was mein Projekt sein sollte? Das erfährst Du beim nächsten Mal!

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